ব্যবসার হিসাব রাখার সহজ নিয়ম: খাতা কলম নাকি হিসাব রাখার ডিজিটাল অ্যাপ?

ব্যবসার হিসাব মেলাতে হিমশিম খাচ্ছেন? জানুন খাতা-কলম বনাম ডিজিটাল হিসাবের সুবিধা। আপনার ব্যবসার স্টক ও বিক্রির হিসাব সহজ করতে আজই পড়ুন।

সারাদিন দোকানে বা অনলাইনে কাস্টমারের ভিড়, অনেক টাকার বেচাকেনা হলো, কিন্তু দিনশেষে ক্যাশবাক্স মেলাতে গিয়ে দেখলেন ৫০০ টাকা কম! মাথায় আকাশ ভেঙে পড়ার মতো অবস্থা, তাই না? একজন বাংলাদেশি ক্ষুদ্র ব্যবসায়ী বা উদ্যোক্তার জন্য সবচেয়ে বড় দুশ্চিন্তার নাম হলো ‘সঠিক হিসাব’।

কখনো বাকির খাতা হারিয়ে যায়, কখনো আবার পাইকারি বাজার থেকে কত টাকার পণ্য আনলেন আর কত লাভে বিক্রি করলেন তার সঠিক হিসাব থাকে না। এই সমস্যার সমাধান কি কেবল একটি মোটা হিসাবের খাতা? নাকি সময় এসেছে ব্যবসার ধরণ বদলে ফেলার? আজ আমরা আলোচনা করবো ছোট ব্যবসার হিসাব রাখার ডিজিটাল অ্যাপের সহজ ও আধুনিক নিয়মগুলো নিয়ে।

১. হাতে লেখা হিসাবের খাতা নাকি ডিজিটাল হিসাব: কোনটি আপনার জন্য সঠিক? 

বাংলাদেশের অধিকাংশ দোকানদার এখনও খাতা ব্যবহার করেন। কিন্তু এতে কিছু বড় সমস্যা আছে:

ভুল হওয়ার সম্ভাবনা: ক্যালকুলেটরে চাপ দিতে গিয়ে একটি শূন্য কম-বেশি হলেই পুরো দিনের হিসাব গড়বড়।

সময় অপচয়: মাস শেষে টোটাল লাভ-ক্ষতি বের করতে ঘণ্টার পর ঘণ্টা সময় লাগে।

নিরাপত্তা: খাতা ছিঁড়ে গেলে বা হারিয়ে গেলে আপনার ব্যবসার সব তথ্য শেষ।

অন্যদিকে, ডিজিটাল হিসাব বা অ্যাপ ব্যবহারে এই ভয় নেই। আপনার হাতে থাকা স্মার্টফোনটিই হতে পারে আপনার ব্যবসার ডিজিটাল সলিউশন।

২. স্টক ম্যানেজমেন্ট কেন জরুরি? 

আপনার দোকানে কোন মালামাল কতটুকু আছে, তা না জানলে আপনি কাস্টমারকে সঠিক সেবা দিতে পারবেন না।

স্টক অ্যালার্ট: ধরুন, আপনার চালের দোকানে মাত্র ২ বস্তা চাল আছে। ডিজিটাল অ্যাপ আপনাকে আগেভাগেই সংকেত দেবে যে স্টক শেষ হয়ে আসছে।

অপ্রয়োজনীয় কেনাকাটা বন্ধ: কোন পণ্য বেশি বিক্রি হচ্ছে আর কোনটি দোকানে পড়ে আছে, তা জানলে আপনি অহেতুক টাকা আটকে রাখবেন না।

৩. বাকির হিসাব মেলাবেন যেভাবে 

গ্রাম বা শহরের পাড়ার দোকানগুলোতে ‘বাকি’ ছাড়া ব্যবসা কল্পনা করা কঠিন। কিন্তু অনেক সময় দেখা যায়, খাতার এক কোনায় লিখে রাখা বাকির কথা আপনি বা কাস্টমার উভয়েই ভুলে গেছেন।

ডিজিটাল সিস্টেমে সুবিধা হলো:

• কাস্টমারের নাম ও মোবাইল নম্বর দিয়ে এন্ট্রি করা।
• পেমেন্টের সময় অটোমেটিক ব্যালেন্স আপডেট।
• প্রয়োজনে কাস্টমারকে বাকির রিমাইন্ডার পাঠানো।
  

৪. একটি বাস্তব উদাহরণ: কুমিল্লার ব্যবসায়ী আরাফাত হোসেন 

কুমিল্লার চকবাজারের আরাফাত ভাই একজন হার্ডওয়্যার ব্যবসায়ী। তার দোকানে ছোট-বড় মিলিয়ে প্রায় ২,০০০ রকমের পণ্য আছে, প্লাস্টিকের পাইপ থেকে শুরু করে ছোট ছোট স্ক্রু বা নাট-বল্টু।

আগে আরাফাত ভাই সব পণ্যের নাম আর দাম একটি মোটা খাতাতে লিখে রাখতেন। সমস্যা হতো তখন, যখনই বাজার থেকে নতুন ডিজাইনের ট্যাপ বা নতুন কোনো সাইজের পাইপ দোকানে আসতো। খাতার পাতায় জায়গা না থাকায় তিনি সেগুলো এলোমেলোভাবে পেছনের পাতায় লিখে রাখতেন। এর ফলে:

• নতুন পণ্য আসার পর কাস্টমার যখন দাম জিজ্ঞেস করত, মোবারক ভাই খাতা উল্টে দাম খুঁজতে ১০ মিনিট লাগিয়ে দিতেন।
• অনেক সময় একই পণ্যের আগের দাম আর নতুন দামের মধ্যে প্যাঁচ লেগে যেত, ফলে তার লোকসান হতো।
• দোকানে নতুন কর্মচারী নিলে তাকে পণ্য আর দাম চেনাতে আরাফাত ভাইয়ের মাসের পর মাস সময় লাগত।

হিসাবী (Hishabee) অ্যাপে সমাধান:

এরপর আরাফাত ভাই Hishabee (হিসাবী) অ্যাপের ‘প্রোডাক্ট লিস্ট’ ফিচার ব্যবহার শুরু করেন। এখন দোকানে নতুন পণ্য নামার সাথে সাথেই তিনি যা করেন:

মুহূর্তে নতুন পণ্য যোগ: ফোনে অ্যাপ খুলে পণ্যের নাম এবং কেনা দাম লিখে ‘সেভ’ করে ফেলেন।

ক্যাটাগরি অনুযায়ী সাজানো: পাইপ, রেঞ্জ, হাতুড়ি – সব পণ্য আলাদা আলাদা ক্যাটাগরিতে সাজিয়ে রাখেন। এখন কাস্টমার যেটাই চাক না কেন, অ্যাপে সার্চ দিয়েই তিনি দাম বলে দিতে পারেন।

নতুন কর্মচারীর জন্য সহজ: এখন আরাফাত ভাই দোকানে না থাকলেও তার কর্মচারী অ্যাপ দেখেই সব নতুন পণ্যের সঠিক দাম জেনে কাস্টমারের কাছে বিক্রি করতে পারে।

বারকোড ব্যবহার: অনেক পণ্যের গায়ে থাকা বারকোড তিনি অ্যাপ দিয়ে স্ক্যান করে যোগ করেছেন, ফলে এখন শুধু স্ক্যান করলেই পণ্যের সব তথ্য চলে আসে।

আরাফাত ভাইয়ের ভাষায় – “আগে নতুন পণ্য দোকানে উঠলে হিসাবের ভয়ে রাতে ঘুম হতো না, এখন হিসাবী অ্যাপে ৫ মিনিটেই সব নতুন পণ্যের তালিকা করে ফেলি। ব্যবসা এখন অনেক হালকা মনে হয়!”

৫. ডিজিটাল রিপোর্টে ব্যবসার ভবিষ্যৎ পরিকল্পনা 

ব্যবসা বড় করতে হলে আপনাকে ডেটা বা তথ্যের ওপর নির্ভর করতে হবে। হিসাবী (Hishabee) একটি প্রফেশনাল বিজনেস অ্যাপ আপনাকে প্রতিদিনের, সপ্তাহের এবং মাসের রিপোর্ট দেয়।

খাতা-কলম হিসাব	হিসাবী(ডিজিটাল অ্যাপ)
হিসাব বের করতে অনেক সময় লাগে	এক সেকেন্ডে রিপোর্ট পাওয়া যায়
রিপোর্ট হারানোর ভয় থাকে	ক্লাউডে আজীবন সেভ থাকে
কাস্টমারকে রিসিট দেওয়া কঠিন	ডিজিটাল রিসিট পাঠানো যায়
মালিক দোকানে না থাকলে কর্মচারীর হিসাব বোঝা কঠিন	মালিক পৃথিবীর যেকোনো প্রান্ত থেকে ফোনের মাধ্যমে দোকানের হিসাব দেখতে পারেন
কাটাকাটি হলে হিসাব মিলাতে কষ্ট হয়	অটোমেটিক ক্যালকুলেশন হয়, তাই ভুলের সুযোগ নেই

৬. কীভাবে শুরু করবেন ডিজিটাল পদ্ধতিতে হিসাব রাখা?

আপনার ব্যবসাকে স্মার্ট করতে খুব দামি সফটওয়্যারের প্রয়োজন নেই। নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন:

• অ্যাপ ডাউনলোড: প্লে-স্টোর থেকে Hishabee (হিসাবী) এর মতো ইউজার-ফ্রেন্ডলি অ্যাপ নামিয়ে নিন।
• প্রোডাক্ট এন্ট্রি: আপনার দোকানের সব পণ্যের নাম ও দাম একবার ইনপুট দিন।
• প্রতিদিনের বিক্রি এন্ট্রি: প্রতিটি বিক্রির পর অ্যাপে এন্ট্রি করার অভ্যাস করুন।
• বাকির হিসাব: কাউকে বাকি দিলে সাথে সাথে তার বাকির খাতা ফিচারে লিখে রাখুন।
  

ব্যবসা ছোট হোক বা বড়, হিসাব সঠিক না থাকলে উন্নতি করা অসম্ভব। পুরনো দিনের খাতা-কলমের যুগ শেষ। এখন সময় নিজেকে আপডেট করার। ডিজিটাল পদ্ধতিতে হিসাব রাখলে আপনার ভুল কমবে, সময় বাঁচবে এবং দিনশেষে আপনি শান্তিতে ঘুমাতে পারবেন।

আপনার ব্যবসার হিসাবকে সহজ ও নির্ভুল করতে আজই ব্যবহার করে দেখতে পারেন হিসাবী (Hishabee) অ্যাপ। এটি বিশেষভাবে ডিজাইন করা হয়েছে আমাদের দেশের ছোট ও মাঝারি ব্যবসায়ীদের কথা মাথায় রেখে।

আপনার ব্যবসাকে কি আপনি ডিজিটাল করতে প্রস্তুত? আজই গুগল প্লে-স্টোর থেকে ‘Hishabee’ অ্যাপটি ট্রাই করুন এবং আপনার অভিজ্ঞতা আমাদের জানান!

আপনার ব্যবসার উন্নতিতে আমরা আছি সব সময় আপনারই পাশে – Hishabee Business Manager।